如何在2小時內完成100頁PowerPoint簡報

這篇我早該寫,但一直不願就這樣寫出來,但我想想,既玩網路就別太小氣,盡量慷慨分享,最後得到最多的,應該還是分享者。

做簡報好像寫部落格,如果今天要比寫書,我沒辦法寫過許多優秀的作家,14歲就出國太久讓我寫中文帶著英文腔,但我自高中每天寫日記,寫了15年,颳風下雨都寫,所以可以將題目快速變文字,「寫得超快」是我唯一的競爭優勢,以這個部落格目前熱門程度,我想這奇怪的競爭優勢終於用很奇怪的姿勢找到了一條出路。其實「做簡報」也是一樣,我的簡報不是市場上最炫的,也不懂什麼卡內基簡報,不過我做得很快。若你跟我比做PowerPoint,差不多品質的成品出來,你一定輸我至少一半時間

我常常在高鐵上才開始做簡報,2小時內就幹出100頁全新的簡報是家常便飯。我的秘訣,主要就和寫文章一樣,用的是「塗漆法」

就像漆牆壁一樣,一層一層的塗上去。先整面上了顏色,再上亮光漆,再上保護膜…。

若你們不介意,我要開始講了。

第一層,簡報一定先有「主題」,簡報的主題通常刻意定得很模糊,和徵文比賽不同,假如有「徵簡報比賽」,你的題目或許要照規定來,但裡面就算「掛羊頭賣狗肉」也沒人真的會去比對;簡報常會被印出來,只要別差太多即可。這主題刻意不要定太死,保持一個很大的空間,以免簡報無法「呼吸」,後面製作才可以文思如泉湧、快速進行。

接下來的第二層,與許多人不同的是,我從來就不從「空白簡報」開始做。我一定會從以前的簡報中,依剛剛設的「主題」,挑一個最相像的複製出來,才開始做。這樣做主要是因為,我們都以為我們都記得之前簡報做過什麼,其實一張80頁的舊簡報,總有幾張是我不記得的!也總是這幾張,很有可能可以再重新利用。我先拿一個相似的簡報當「底」,很快的剪來可以「再使用」的題目,把其他沒用的刪掉,這些東西肯定是沒有前後順序(ordering)的,沒關係,先放著,這時候,你的簡報已經自動完成大約30%了,心裡有了一個底。

接下來的第三層呢,我想是簡報技巧專家教過的最重要的一點。我會將簡報快速分成幾個「大要點」,或許這也呼應之前寫的「有三就有四」。有些人的簡報風格,可以不必「一、二、三」,行雲流水,從一片笑聲開始,在一片笑聲結束,這需要高超的表達技巧,也要更靈活的臨場反應才行,我沒這麼厲害,所以我用笨方法,把簡報分成幾個大要點,這樣一來,整個架構已呼之欲出,只剩下「把球丟到正確的籠子」了。

好了。第四層,我會開始做新頁,來「塞」這些大要點。既有了這麼幾個大要點,簡報有了骨幹,製作簡報的人就可以在裡面自由的加創意,不怕加來加去沒有重點了。簡報一定要「活」,活到東扯西竄像一隻抓不到的老鼠,讓觀眾好像在看一場李維基努的電影而不是一個動物解剖紀錄片,為了保持簡報的彈性,我會先到「第一點」,然後把自己放空,拚命的東想西想,如果需要你也可學老外拿出一張白紙搞「腦內風暴」亂寫單字,然後把這些點子,通通都做成一個一個的「新頁」

所謂的「新頁」就是全新的頁面,我自己對「新頁」絕對堅守兩點:第一,暫時先不寫title,這樣的好處就是可以以「沒title的就是草稿」來輕鬆判別誰是新頁,誰是舊頁;第二,不放任何圖畫,直接先把這頁的重點先寫在「肚子」裡,不放圖可以讓自己專心,不會岔題去處理。當你做新頁時,不要怕做太多,一個要點突然增加50張新頁、三個要點就150張新頁,都在正常範圍內。假如有真的出現「圖的靈感」,就在字的旁邊括弧寫著「這裡記得要放一張xxx圖」,不要真的去找它,以後再找。我用「丟」的,根本沒有管它的前後順序,就全部都丟進那三、四、五個要點裡再說。

將以上「做新頁」重覆在幾個要點中之後,接著就進入了第五層,我們開始「排序」,把目前手上這可能高達200頁的奇奇怪怪的頁面,還有這些架構,通通的從頭一次看到尾,該放在前面的放前面,該放後面的放後面,串不起來的,就把它暫時放到「最最後面」,也就是「謝謝大家」那頁以後,暫充當appendix顧車尾。這時候製作者也應該順便想想,該怎麼講這些簡報,才會順暢?可以將一些不錯的「點」,寫進PowerPoint下方的筆記區中。

接下來的第六層,就是要完美化了。這點沒有做好,簡報可能做五天都做不好。簡報最耗時間之處,就是在「製圖」的部份,就算只是畫三個有陰影框框、旁邊加幾個連線,若再加動畫,可能要耗去一般純文字的簡報頁面的10倍時間。假如每一頁都有圖,那這份簡報肯定做得昏天暗地,也愈做愈沮喪,怎麼辦?其實,每個人一生中,都做了好幾份簡報了,不是嗎?許多圖都可以「再利用」呢!我後來常到我學生時代留下來的舊檔案找那些舊頁,常挖到「意想不到」的寶物。挖到一些圖,思維應該是,反正就盡量想辦法把圖「應用」到新的簡報就是了,畢竟「圖」還是簡報的王道。

接下來,這簡報已經完成。但其實還有「第七層」。許多人做簡報,會順便就想一想他嘴巴要講什麼東西,然後寫成草稿?先別管表達的部份,我發現,若只看簡報,想真正的製作出「很順」的簡報,一定要有讓這個簡報有至少一次的實戰經驗,除了考過簡報者對這簡報的臨場反應、時間控制外,也看過現場對這份簡報的反應,才做得出「很順」的一份簡報。記得以前對創投簡報,那份簡報精雕細刻、不知演練多少回了,到了現場,我們有兩次機會,第一次講完,才發現很多要點要再改一下,我們連忙的在「中場休息」大改特改,第二次上陣時所拿的簡報和原版相差甚多,但竟然講得更好、更順好幾倍。因此,我在做以上的簡報時,我的有時會將「講者」與「簡報製作人」分開,「我在幫某個人製作簡報」,我心中只專心的做出最有趣的簡報圖面,「至於『他』要怎麼講,以後再決定!」等到「他」講完,我再來塗「第七層」。若下次還有一樣的題目,可重覆使用。

終於,大功告成!

喔,有件事也能加分的,發生在第一層之前。就叫它「第0層」吧。這一層叫做「平時就要燒香」,「累積就是力量」,我在電腦裡有個檔案叫「ideas_blog.doc」,寫滿了我寫部落格的點子,至今已經100多頁。同樣的,我電腦裡也有一個檔案叫「ideas_presentation.ppt」,這個檔案放滿了我對簡報的點子,剛剛第五層有提到,有些頁面,沒有辦法進去這次的簡報,那就把它放在這個檔案裡。等到第一次簡報結束,需要調整,或許再把它拿回來擺擺看。

用這種方式做簡報,製作人其實也很容易high起來。「塗漆法」,一層一層的上去,我曾寫過「無敵星星」,每次要製作簡報,都是老大好不情願,但一旦照「塗漆法」下手,無敵星星馬上就出來了,接下來的挑戰就不是速度的問題,而是你會不會做得太興奮,無法耐心等到上陣實戰的那天!

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