計畫過多容易造成Delay?學者提出「第三人稱想像法」輕鬆解決

最近看到一篇有趣文章,登在《Organizational Behavior and Human Decision Processes》學術期刊,它是說,為什麼我們每次計畫一件事情,永遠都會「Delay」?

甚至已經將遲到的時間都算進去了,結果還是照樣會遲到

從前我們都覺得,遲交有可能是自己的問題,比方說不夠努力,或「前重後輕」,也就是前面三天很輕鬆,後面三天「臨時抱佛腳」。

但學者研究結果,其中有一個原因,竟然是因為:「計畫太多」

什麼?計畫太多,造成延遲?

這很有趣,研究是說,通常我們在訂時程時,心中往往是盤算著,從現在開始做,做到完,要經過哪些事情?由於一定要將這些事情「想一遍」以後才能訂出最後期限,所以訂期限的人永遠會先莫名其妙的「計畫」都做完了。但,「計畫」老半天,學者說,人們就會忽略了另一個重要的資訊

那就是,以前的「經驗」

為何每次都會延誤?難道之前的教訓還不夠嗎?沒錯,我們之前可能設過同樣的時程,設過了三次,也延誤了三次,但到了第四次,我們依舊會延誤,因為我們又開始「計畫」,完全忘了前三次!學者認為,計畫的人,信心太充足,總是認為更好的規畫肯定可以讓時程達到,但忘記我們之前的失敗總是有學到一些東西,這些東西應該再被拿過來參考一下,但,只要開始計畫,就不可能參考了。

也就是說,「延誤的原因之一,就是計畫太多!」

看到這邊,或許你會不認同,但對一些人來說可能會跳起來拍案叫絕!通常如果一件事你都一直延遲,你會做什麼事?

簡單一點好了,如果你每次都「約會遲到」,下一次你會做什麼事

下一次赴約,你會細細想,到底「怎麼樣」才能不遲到?於是你開始計畫,你要早一點開始穿衣,早一點搭公車,「或許」這樣就不會遲到了!也就是說,你永遠真的仍在「計畫」,你認為可以靠「計畫」來避免遲到,完全不去思考「之前的經驗」,說不定,你每次遲到就是因為約得太早,或是地點太遠,但你會想辦法以「計畫」來打敗「遲到」,而不是去參考以前的經驗。這兩個方法其實只有「一線之間」,試圖以假設性的聰明才智來解決遲到問題,沒想到,從來沒去追究遲到的「真正原因」。

有趣的是,這篇研究很罕見的,除了提供這個現象,還順便的提供了一個叫做「第三人稱想像法」(Third-person imagery)的解決方案,學者建議,以後要設期限?不要從「自己」的角度想,而是強迫自己由「他/她」想。譬如想像你要去約會,怕遲到,要設時間,那麼,可以想像這不是自己去約會,而是「某某人去約會」,自己好像在看一場自己在裡面演的電影,學者做了四場實驗,要求以這種「第三人稱想像法」來規畫期限,結果發現,他們竟然可以更有效的分配時間,不再遲到。

期限設了就是要達成,沒達成的期限,就失去了期限的意義,呵,原來「設期限」這件事也有一些大家還不知道的學問在。

(圖片來源:Werner Kunz)

9 comments

  1. 其實沒這麼複雜,純粹只是多數人類習慣拖延的毛病而已,
    舉例:
    住得最遠的那個人,會愈早到學校,
    走路五分鐘就到的人,反而最容易遲到。

  2. 對很多其他事我也會用第三人稱想像法,例如最得最近生活太混了,如果我是顧問,要如何改善「這個傢伙」?

    但是這種想像還蠻不容易的,是種很奇怪的感覺 (你想像你自己在看著自己,這個人是自己,但是你不是你自己,是第三人…啥鬼啊!)

  3. 嗯嗯..很特別的方式.
    不過需要特地迫使自己來使用這方法,想必那件事應該也還蠻重要的.
    對於沒有很重要的事,我還是習慣靠直覺 : p

    小弟約的商業模式讀書會,有興趣的人可以來參加看看.^^
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  4. 1.計劃多與少, 與時常delay是有關聯. 但落實組合管理及排序,會減少內部人員將"delay"掛在嘴邊而導致影響組織士氣及態度.
    2.另一個會造成delay的原因, 是內部決策小組及客戶評估時間掌控不易所致.
    3.當然也有研發的延誤. 這與在開案前能否掌握較多不確定因素有關. 如跨部門及跨公司資源的技術掌握度.PM的時程表定的好不好, 在這部份最易看出.
    4.第三人稱想像法, 這是管理名詞說法不同, 通常定時程表, 背後有著多方數據及風險經驗與承諾之組合, 這些因素存在大專案中, 我們切成各個小專案後, 掌控度較高而delay也能降低.
    以上是小弟淺見

  5. 用創意的方式來解決delay的問題~不過以遲到來說我還是比較相信『抓前置量』這招~哈

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