Mr. 6

如何在2小時內完成100頁PowerPoint簡報

這篇我早該寫，但一直不願就這樣寫出來，但我想想，既玩網路就別太小氣，盡量慷慨分享，最後得到最多的，應該還是分享者。

做簡報好像寫部落格，如果今天要比寫書，我沒辦法寫過許多優秀的作家，14歲就出國太久讓我寫中文帶著英文腔，但我自高中每天寫日記，寫了15年，颳風下雨都寫，所以可以將題目快速變文字，「寫得超快」是我唯一的競爭優勢，以這個部落格目前熱門程度，我想這奇怪的競爭優勢終於用很奇怪的姿勢找到了一條出路。其實「做簡報」也是一樣，我的簡報不是市場上最炫的，也不懂什麼卡內基簡報，不過我做得很快。若你跟我比做PowerPoint，差不多品質的成品出來，你一定輸我至少一半時間。

我常常在高鐵上才開始做簡報，2小時內就幹出100頁全新的簡報是家常便飯。我的秘訣，主要就和寫文章一樣，用的是「塗漆法」。

就像漆牆壁一樣，一層一層的塗上去。先整面上了顏色，再上亮光漆，再上保護膜…。

若你們不介意，我要開始講了。

第一層，簡報一定先有「主題」，簡報的主題通常刻意定得很模糊，和徵文比賽不同，假如有「徵簡報比賽」，你的題目或許要照規定來，但裡面就算「掛羊頭賣狗肉」也沒人真的會去比對；簡報常會被印出來，只要別差太多即可。這主題刻意不要定太死，保持一個很大的空間，以免簡報無法「呼吸」，後面製作才可以文思如泉湧、快速進行。

接下來的第二層，與許多人不同的是，我從來就不從「空白簡報」開始做。我一定會從以前的簡報中，依剛剛設的「主題」，挑一個最相像的複製出來，才開始做。這樣做主要是因為，我們都以為我們都記得之前簡報做過什麼，其實一張80頁的舊簡報，總有幾張是我不記得的！也總是這幾張，很有可能可以再重新利用。我先拿一個相似的簡報當「底」，很快的剪來可以「再使用」的題目，把其他沒用的刪掉，這些東西肯定是沒有前後順序(ordering)的，沒關係，先放著，這時候，你的簡報已經自動完成大約30%了，心裡有了一個底。

接下來的第三層呢，我想是簡報技巧專家教過的最重要的一點。我會將簡報快速分成幾個「大要點」，或許這也呼應之前寫的「有三就有四」。有些人的簡報風格，可以不必「一、二、三」，行雲流水，從一片笑聲開始，在一片笑聲結束，這需要高超的表達技巧，也要更靈活的臨場反應才行，我沒這麼厲害，所以我用笨方法，把簡報分成幾個大要點，這樣一來，整個架構已呼之欲出，只剩下「把球丟到正確的籠子」了。

好了。第四層，我會開始做新頁，來「塞」這些大要點。既有了這麼幾個大要點，簡報有了骨幹，製作簡報的人就可以在裡面自由的加創意，不怕加來加去沒有重點了。簡報一定要「活」，活到東扯西竄像一隻抓不到的老鼠，讓觀眾好像在看一場李維基努的電影而不是一個動物解剖紀錄片，為了保持簡報的彈性，我會先到「第一點」，然後把自己放空，拚命的東想西想，如果需要你也可學老外拿出一張白紙搞「腦內風暴」亂寫單字，然後把這些點子，通通都做成一個一個的「新頁」。

所謂的「新頁」就是全新的頁面，我自己對「新頁」絕對堅守兩點：第一，暫時先不寫title，這樣的好處就是可以以「沒title的就是草稿」來輕鬆判別誰是新頁，誰是舊頁；第二，不放任何圖畫，直接先把這頁的重點先寫在「肚子」裡，不放圖可以讓自己專心，不會岔題去處理。當你做新頁時，不要怕做太多，一個要點突然增加50張新頁、三個要點就150張新頁，都在正常範圍內。假如有真的出現「圖的靈感」，就在字的旁邊括弧寫著「這裡記得要放一張xxx圖」，不要真的去找它，以後再找。我用「丟」的，根本沒有管它的前後順序，就全部都丟進那三、四、五個要點裡再說。

將以上「做新頁」重覆在幾個要點中之後，接著就進入了第五層，我們開始「排序」，把目前手上這可能高達200頁的奇奇怪怪的頁面，還有這些架構，通通的從頭一次看到尾，該放在前面的放前面，該放後面的放後面，串不起來的，就把它暫時放到「最最後面」，也就是「謝謝大家」那頁以後，暫充當appendix顧車尾。這時候製作者也應該順便想想，該怎麼講這些簡報，才會順暢？可以將一些不錯的「點」，寫進PowerPoint下方的筆記區中。

接下來的第六層，就是要完美化了。這點沒有做好，簡報可能做五天都做不好。簡報最耗時間之處，就是在「製圖」的部份，就算只是畫三個有陰影框框、旁邊加幾個連線，若再加動畫，可能要耗去一般純文字的簡報頁面的10倍時間。假如每一頁都有圖，那這份簡報肯定做得昏天暗地，也愈做愈沮喪，怎麼辦？其實，每個人一生中，都做了好幾份簡報了，不是嗎？許多圖都可以「再利用」呢！我後來常到我學生時代留下來的舊檔案找那些舊頁，常挖到「意想不到」的寶物。挖到一些圖，思維應該是，反正就盡量想辦法把圖「應用」到新的簡報就是了，畢竟「圖」還是簡報的王道。

接下來，這簡報已經完成。但其實還有「第七層」。許多人做簡報，會順便就想一想他嘴巴要講什麼東西，然後寫成草稿？先別管表達的部份，我發現，若只看簡報，想真正的製作出「很順」的簡報，一定要有讓這個簡報有至少一次的實戰經驗，除了考過簡報者對這簡報的臨場反應、時間控制外，也看過現場對這份簡報的反應，才做得出「很順」的一份簡報。記得以前對創投簡報，那份簡報精雕細刻、不知演練多少回了，到了現場，我們有兩次機會，第一次講完，才發現很多要點要再改一下，我們連忙的在「中場休息」大改特改，第二次上陣時所拿的簡報和原版相差甚多，但竟然講得更好、更順好幾倍。因此，我在做以上的簡報時，我的有時會將「講者」與「簡報製作人」分開，「我在幫某個人製作簡報」，我心中只專心的做出最有趣的簡報圖面，「至於『他』要怎麼講，以後再決定！」等到「他」講完，我再來塗「第七層」。若下次還有一樣的題目，可重覆使用。

終於，大功告成！

喔，有件事也能加分的，發生在第一層之前。就叫它「第0層」吧。這一層叫做「平時就要燒香」，「累積就是力量」，我在電腦裡有個檔案叫「ideas_blog.doc」，寫滿了我寫部落格的點子，至今已經100多頁。同樣的，我電腦裡也有一個檔案叫「ideas_presentation.ppt」，這個檔案放滿了我對簡報的點子，剛剛第五層有提到，有些頁面，沒有辦法進去這次的簡報，那就把它放在這個檔案裡。等到第一次簡報結束，需要調整，或許再把它拿回來擺擺看。

用這種方式做簡報，製作人其實也很容易high起來。「塗漆法」，一層一層的上去，我曾寫過「無敵星星」，每次要製作簡報，都是老大好不情願，但一旦照「塗漆法」下手，無敵星星馬上就出來了，接下來的挑戰就不是速度的問題，而是你會不會做得太興奮，無法耐心等到上陣實戰的那天！

37 comments

  1. 這真的是很棒的方法，
    讀書也是要這樣讀，由上而下，
    從大概念一路到小細節，
    在教育理論裡面有一個「螺旋式教學」就是指這個。
    這是研究出來最有效率，
    也最適合人類建構思想的一種方法。:)

  11. 看完這篇只有一個感想。

    精髓是透過聽來消化的，快速簡報製作其實對於 presenter 本身幫助最大，聽眾將100頁簡報列印出來，只是對地球無謂的耗損而已。

  12. 好厲害的七層簡報
    很棒的方法
    從大到小
    重點還是在於平日有燒香
    有多用腦袋思考
    才會有源源不絕的創意哩

  13. 有人說100頁的簡報太長，不過劉先生又沒說用在什麽地方。

    説不定他是要拿來授課，打算要講兩、三小時的，這樣100頁就不奇怪了吧。

    這篇的重點，也不在這些小地方……

  15. 感謝分享，可貴的是看到你心念的轉換，是如此快速與正面。當然啦!部分關鍵可能還是在您的
    ideas_blog.doc
    ideas_presentation.ppt裡
    受教了，謝謝。

  16. 前不久做了一次簡報，經過一般準備和背誦，自覺問題不大(只十分鍾)。誰知道一上台，一遇狀態，心態就抓瞎了：原來思維和嘴巴是兩會事，自然的陳靜被非自然的情愫一下子所包圍，即被所謂的「六賊」所控，一時仿佛進了「深淵」，不斷下墜，不斷下墜，時間停格在某處…

    事後想來真是懊惱不已；不過，想想上帝還是很公平的：你只要有任何一個「缺陷」，她早晚都會找你索回及算帳的。顯然，只有「亡羊補牢」之途，別無捷徑之法。

    經過一段學習及摸索，個人得出簡報技能的要領如下：
    １、簡報技能的核心(目的)是「說服別人」；因此，一切演出皆為聽者興
    奮地接受。
    ２、完美簡報三要素：表演、心態、內容；以致，更進一步，
    ３、表演主要強調「思、口、手及眼神」的一致流暢性；心態主要表現在
    達到面眾人時的自然心境；內容主要指呈現內容的簡潔結構化，例如
    一開始，強調問題－你的獨家特徵－最終目的，再來是結構流，最後
    是簡單扼要的總結。
    ４、實現的方法，只有一條：不斷練習，特別是在眾人面前。

    註：劉兄下次來高雄，若有空，請別忘了連絡一下。多謝！

  18. 老實說喔（抱歉吐槽下下）
    其實我覺得「在高鐵上才開始做簡報」
    好像有點對不起那些很期待聽講的人喔
    人家期待了那麼久的時間
    結果等到的是一個臨時準備兩小時的表現

  23. […] 二、一個可以集中保管靈感的地方：大家將靈感記下，卻忘了繼續順便準備一個集中的地方，集中保管這些靈感，有需要的時候，再叫出來看看最近有什麼靈感？我曾聽說有人將靈感寫在小紙條，然後回家就丟在一個小紙盒，每天看電視拿出來看，這個方法乍聽不錯，但有一些問題，譬如無法照時間排列，不容易加註或修改等等。以前提過，我都將靈感放在一個叫ideas的Word檔案與PowerPoint檔案中。 […]

  25. […] 六大在網站上面蠻囂張的（當然，用google trends看一下就知道他有資格囂張了。哈哈），而且自從我看了一百頁投影片的製作過程之後，我就覺得這個人妙不可言（哪裡可以找到那一百張嗎？我其實還蠻好奇到底長怎麼樣的。）傅瑞德也對這件事有作過回應。 […]

  26. 推薦一個PowerPoint軟體
    如何快速製作100張圖片的PowerPoint簡報
    現在許多人都已經有數位相機，也拍照很多好的相片，要分享給朋友除了透過部落閣，也可以透過寄信，或是也可以製作成powerpoint簡報檔案，寄給親朋好友去分享，老師常常使用powerpoint製作簡報去教學。
    製作簡單的簡報還好，
    但假使您有100張以上的相片想要製作成簡報，每一張圖都要，那就是一項大工程了，真是令人發瘋，也很浪費時間。
    有沒有一個辦法，按一個功能鍵，就可以插入100張圖片哩?
    作者在此將要將此技巧告訴大家。。。
    筆者在這裡要跟各位介紹一個快速的小工具
    http://www.usb20.idv.tw/usb20/forumdisplay.php?fid=44
    su1.jpg (36.29 KB)
    2008-8-11 13:11

    使用這個方便的工具，您只要選擇您的相片所在的資料夾，按下轉換的按鍵，就會自動幫您產生一個簡報檔案，檔案比原來的相片小許多，非常方便Email寄送，分享給您的朋友。
    這個軟體您可以在此免費下載
    http://www.usb20.idv.tw/usb20/forumdisplay.php?fid=45

  28. 歐巴瑪一張簡報都不用呀, 1張都不用呀 (戳腦門)

    孫院長 (空一個字表示尊敬) 不僅不用壹張簡報, 演講前一晚一定把講稿背下來, 想到就感動縮

  29. […] 二、一個可以集中保管靈感的地方：大家將靈感記下，卻忘了繼續順便準備一個集中的地方，集中保管這些靈感，有需要的時候，再叫出來看看最近有什麼靈感？我曾聽說有人將靈感寫在小紙條，然後回家就丟在一個小紙盒，每天看電視拿出來看，這個方法乍聽不錯，但有一些問題，譬如無法照時間排列，不容易加註或修改等等。以前提過，我都將靈感放在一個叫ideas的Word檔案與PowerPoint檔案中。 […]

  30. Hi

    What do you thing about below diet supplement? I’m going to buy something good for muscle growth. Please give me a piece of advice.

    [url=http://www.ultimate-nutrition.pl/ultimate-arginina-ornityna-lizyna.html]lizyna[/url]

  32. It’s really a nice and helpful piece of info. I’m satisfied that you just shared this helpful info with us. Please keep us up to date like this. Thanks for sharing.

  35. 医生有好，也有坏，不能一杆子打死一片，我觉得这件事不管怎么样，病人在医院让医生打了，医院的医生应该负责！

  36. 我以为战争会在太平洋爆发，因为那里有美国大量的军舰，让那些小国不知道胜败如何，只能选择中立，中国也不可能同时打败那么多国家

迴響已關閉。