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工作觀2.0:研發一張個人的「黃金時間表」創造一天48小時效率


December 31st, 2008, 目前有 34 則留言,

今天是2008年最後一天,大家都在互問「明年新計畫是什麼」?講起來都有氣無力的,有沒有工作都還是個問題!Well,既然2009年可能是個消沉的一年,那麼我們「因應」的另一種方式,或許就是改變自己的工作方式,讓它更強。這周在美國剛好有一篇專欄文章,作者Mike Elgan喊出了「Work Ethic 2.0」(工作觀2.0),受到其他部落客的熱愛轉寄(如這篇)!

這位專欄作家認為,「辛勤工作」已不能改變任何事,他認為,2009年上班族的重點應該在「專心工作」(Attention Control)。什麼意思?我們還不夠專心嗎?作者提出一個有趣的見解,他說,全都是因為網路科技害的,讓現在多了更多的「分心」,不是我們自己刻意分心,而是更多的「分心」自己跑來找我們。一天下來,我們覺得非常的疲倦,但有沒有想過,這個疲倦到底真的是來自工作本身的疲累?還是因為中間分心多次,一天八小時下來,除了工作外,還和五、六個朋友聊天打屁泡妹搞曖昧,花了很多心智上的功夫,一天下來,誰會不累呢!

「專心」聽起來蠻重要的,但我認為這個專欄作家並沒有提出有效解決「分心」的方法,從「Work Ethic」這個字來倡導,顯示這位作者極度保守,想把所有網路科技一缸子打翻掉。他所不知道的是,現代知識工作者雖然被「分心」了,但也因為有了MSN,因為有了部落格,因為使用了Twitter/Plurk,因為Facebook……我們多了好多「武器」。舉個簡單例子,做某一件事情突然因為一個觀念卡住,可以馬上上MSN問一位學長,馬上得到解答,原本得耗五小時的搜尋時間,縮短到五分鐘搞定。學長平時是不會隨便幫忙的,如果平常沒「分心」去和學長多聊聊,怎麼可能得到他的及時幫忙,省下五小時?

不過,就搭這個「工作觀2.0」,我來討論一下最近的新發現──

我覺得,面對現在高度分心的世代,我們該「硬」的不是工作不分心,而是「時間表」。

我發現一個新方法,自稱為「黃金時間表」

「黃金時間表」會因為你我的生理周期與作息習慣有所不同。每個人背後,都有一張他自己潛在的「黃金時間表」,只是很少人去發掘它。

分享這新方法前,首先我們要先認知一件事──知識份子雖然忙碌,但和20年前相比,「時間」相對的是比較多的。我們現在已經不必花時間應酬,不必花時間在圖書館(或資料室)翻箱倒櫃只為了找一段影片或一句話,甚至要問什麼問題只要上Yahoo!奇摩知識家,甚至,連通勤時間也因為地鐵的便利而縮短。而且,現在許多人放無薪假、失業、或賦閒在家,所有的「財產」都在緊縮中,包括荷包,包括銀行存款,包括信心……唯一愈來愈多的,就是大把大把的如同自來水一樣不用錢的「時間」

這,也正是我自己目前的狀況。最近時間多,但事情更多,籌備一大堆計畫,時間管理愈顯重要,我是時間管理的白癡,所以很需要連白癡都可以使用的特殊時間管理法。我想,上天對每個白癡都還是保留了一個特色,上天留給我的特色,就是「寫日記」的習慣。

最近我開始記下,我幾時幾分做了什麼事情,對照下來,就知道我每件事情做了多久,不知不覺中,這樣也記了近乎半年了。現在,我可以提供一個驚人的發現,我想這個發現,不只我自己是這樣,應該每個人都是這樣吧,只是大家都沒有發現而已──

這個發現就是:同樣一件事情,在不同的時間做,速度竟然可以快到兩倍、三倍甚至四倍以上!而且,我們都以為周一到周五過的都不太一樣?但,由於我把每天早上中午下午傍晚甚至睡前的時間與「心情」都寫下,我發現,雖然每天的行程非常不同,每天要忙的東西幾乎都不一樣,但心情卻是非常固定的,很微妙,以前都不知道!周一的早上,就是這樣的心情,周二就是這樣的心情……這樣的心情就帶來這樣的工作效率,而且並不是和心情有關,而是和我們在哪個時間點,做哪一件事情有關。

舉例來說,我發現我常常在早上10點多就試著要寫點程式,日記上是記著大約都是10:10~10:30之間開始,但往往寫到11:30,才做一小樣事情。但從11:30開始一直到中午吃飯前為止,效率是好幾倍的時間。

我從來不知道這一點,一直到最近看日記才發現,為何每天都是從十點多開始,一直到十一點多才開始進入狀況?

於是我做了一個小小的改變:我改成從11點再開始寫程式。

結果:我每天寫並沒有減少。反而還因為自覺效率很高、很滿意,所以寫起來更有勁,寫得更快又更多!

我也發現,我常常在下午2點試著寫點文章,可能是專欄或新書推薦序,卻怎麼寫都寫不完,於是東摸摸西摸摸,一直到下午4:15左右回來,一口氣就可以寫完。

同樣的方式,我現在改成在下午4點才開始寫專欄,然後所花的時間竟然是一樣多的。

然後,我就把原本早上10點多,以及下午2點多的時間,「挪」來用在其他地方。時間就變多了!

發現了這件事以後,整個人超high,馬上把周一到周六所有的時間,都畫成一格一格的,然後查看我自己的日記,挑出從前在每格中常常做得特別有效率的事情,把那件事情。寫在空格裡,以後,這張表就是我的「黃金時間表」,我可以按表操課!

我突然發現,我開始有時間上網MSN和別人哈啦打屁了,我也似乎開始有時間回email了?我開始有一些時間用雙腳在這個城市裡穿梭,順便運動,看看這個城市的風景。我甚至覺得這是回來四年多以來第一次好好的看這座城市的。

自從我開始發現這件事,我才領悟,原來「時間管理」這個字還可以這樣看!你看,大部份你我所知道的時間管理法,大多都是在「管理」大大小小的「事件」(events),將他們排進一分鐘後、一小時後、一天後,或是利用一些工具來幫助這樣的安排,如果以電腦做多工運算的角度來想,這樣的時間管理法是屬於「事件導向」的,無論有什麼準備,基本上還是以「見招拆招」為主要原則,來一個事件,就處理它;再來一件,再處理它,一個人每天就是在「等」這些事件。不過,當一個人的時間多了、分心也多了,這些事件都不是很實際的像老闆交付什麼事情我們就做什麼的話,就變成「軟事件」,軟事件的執行率是很低的。所以很多人一旦在家習慣後,就會發現他們的事件愈來愈「軟」,於是需要到咖啡廳等地來讓這些事件「硬起來」,但這只是治標不治本,在外面工作、甚至和大家一起工作;做創意工作本來就是靠比別人更多的自由時間來壓過別人的工作效率來完成更大的事情,這樣的效率,可能比綁在一間公司還差。

我對時間管理有了更不一樣的認識後,看,如果時間真的是有這麼高的「固定性」,那麼,或許時間管理可以有一個「黃金時間表」,來處理這些「軟事件」

也就是說,我們可以將每一個小時的時間視為一個又一個的「空櫃子」,所謂時間管理就是如何將事情分類,然後塞到合適的「格子」。以電腦的多工運算的方法來看,每天就是這麼多「空格子」給你塞,而且規定自己「一定要妥善塞滿」。這樣的時間管理,不只是管理時間而已,或許也一併「管理」了自己的生產力、事業規模和個人未來了!


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目前有34則留言

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  1. liuchengyin
    December 31, 2008 at 9:47 am ·

    沙发!:)更新真快啊!先留言,再拜读!

  2. December 31, 2008 at 9:56 am ·

    時間管理就是如何將事情分類,然後塞到合適的「格子」

    —————————–

    TKS。 我理解的時間管理的最高境界是“把自己打造成一個機器人”。。。。。。

    到什麽時間,內部的鬧鐘就嗶嗶的響起來。。。。。。。

    聽起來似乎有些恐怖,難道不是麼?

    盜用一部電影的名稱就是“I, ROBOT”。

  3. December 31, 2008 at 9:59 am ·

    不過,給6先生提個建議嘍。

    6先生仿佛和這裡的讀者互動很少。

    溝而不通,何也?

    剛看了6先生的文章,才想到了,因為在6先生的時間管理格子中,就沒有”溝通“這個小格子。因為這是動態的。

    喜歡時間管理的人,都是懼怕變化的人。

  4. December 31, 2008 at 10:02 am ·

    很有趣的文章,只是可能大家都知道卻不見得會真的去實踐。

    感謝6大提供記時間的想法^^

  5. December 31, 2008 at 10:12 am ·

    時間管理,好的一面就是效率高,沒有浪費,
    而不好的一面就是可能缺乏彈性,綁的死死的,
    然而,這都是極端,呵呵~~

  6. December 31, 2008 at 10:13 am ·

    hi~主人……有模板可以参考吗?

  7. 小平子
    December 31, 2008 at 10:27 am ·

    曾經聽過一場演講在談”時間管理”, 講者show出一張曲線圖, 分析一天當中何時最有效率, 常態值來說, 早上10:00~11:00, 晚上8:00~9:00是黃金時段, 當然每個人還是有些差異的…呼應一下, Mr.6的分享可是有數據支持的.

    可以試試看哦!!

  8. Ken Hsu
    December 31, 2008 at 10:44 am ·

    呼應Mr6的發現,
    以下URL是給公司內訓的ppt,第13頁time management就是這個概念

    http://docs.google.com/Presentation?id=dckwkpb_48d6jd3xf6

    很佩服Mr6的科學精神,並自我實踐, 今天這一篇就是從觀察紀錄, 歸納後, 設定假設,實驗,驗證假設的循環來improve自己的能力. 這也是職場上非常缺乏的態度.

  9. December 31, 2008 at 2:47 pm ·

    瀏覽器上的 Tab 對很多人來說也是福也是禍吧!

  10. December 31, 2008 at 6:05 pm ·

    6先生說的,就是學習時間管理的人常用來檢視自己的工具之一,「時間日誌」。
    一般的紙筆或電子行事曆如Google Calendar或Outlook都可以用來記錄時間日誌,方法很簡單,只要準備一個倒數計時器,提醒自己每30分鐘記錄一次自己正在做的事情以及感想就可以了;大約記錄個幾天就可以知道自己的時間配置是否得當。
    小女子不才,最近剛好也寫了幾篇相關的文章,如果對時間日誌有興趣的人不妨到我的部落格坐坐吧!

  11. December 31, 2008 at 6:48 pm ·

    明天就是新的一年了,希望自己能找回自信。

  12. December 31, 2008 at 7:21 pm ·

    知易行難,重點在於行。

  13. caivei
    January 1, 2009 at 9:41 am ·

    新年快乐啊~

  14. Jay
    January 1, 2009 at 10:35 am ·

    有點新意,試一試先!

  15. January 1, 2009 at 7:28 pm ·

    订阅你的blog有一段时间了,未有留言是因为格主写得很好无需我补充,趁新年祝句新年快乐!如果你不介意我没有为你量身定做新年贺词,那请接受这个无差别的祝福:祝你在2009年每天都能有或大或小的不常识惊喜[]~( ̄▽ ̄)~*

  16. January 1, 2009 at 8:42 pm ·

    有一本书叫《精力管理》,谈的就是应根据自己的精力曲线来安排事件处理的时间。
    关于时间日志,我是通过outlook记录的方式,有一些心得与体会,有兴趣的话可以到我的博客看看。

  17. January 1, 2009 at 9:19 pm ·

    果然跟「記帳」的道理是一樣的,我自己前是這樣猜,花時間的道理可能是跟花錢一樣,要先做「記帳」,了解錢(時間)是怎麼花的,接下來的規劃工作才可以做。還是你行,先去把時間給「記帳」,呵~~,新年快樂!

  18. winlin
    January 1, 2009 at 11:20 pm ·

    個人策略大師博恩崔西曾說…最重要的事情先做…多數人都是做緊急但不重要的事情…我覺得這是真的….

  19. January 2, 2009 at 8:08 am ·

    ㄚ晟祝您
    2009新年快樂~~

  20. January 2, 2009 at 2:39 pm ·

    其實「當下圓滿」是做好時間管理的不二法門。
    我們做事往往前面一二沒有搞定,後面就必須花更多的時間來收拾。
    「當下圓滿」往往是我們很容易忽略的部份,認為它小小的沒什麼
    其實不然。

  21. airsmith
    January 3, 2009 at 11:42 am ·

    推薦您去看一本書

    “中島孝志-1週必勝術”
    跟您所提的觀念有異曲同工之妙。

    http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010380376

  22. January 4, 2009 at 4:51 pm ·

    時間管理要成功,還有一個不可或缺的重點,
    就是在需要做正事 最有生產力的時間不能太常被別人的請託左右,
    如果你是個來者不拒的爛好同事,爛好接案者,爛好主管,最後會被別人一直無效率的拜託與無理要求給拖下深淵。
    一定要適度提出抗議的。
    但,如果你工作的地方文化就是這樣,又沒有權利改變恐怕得想一想自己的未來,決定21世紀未來的絕不可能是沒效率的人種!

  23. kEVIN
    January 5, 2009 at 9:24 am ·

    在這資訊氾濫的時代,減法才是王道,才能 attention control.

    在以前就已經知道事情總是在最後一刻才完成。所以一個星期後的作業或工作也代表著六天的磨菇和最後一天的工作。只是沒想過這時間切分也可細到小時、分鐘,來達到更好的時間管理。

  24. January 5, 2009 at 3:26 pm ·

    我這兩年悟出自己的時間管理法,就是……
    睡到自然醒,然後才開始工作…..哈哈哈哈~~~^^

    (嘗試過按照時間表工作生活,結果搞到自己差點把筆電塞進鼻孔裡….T.T)

  25. px
    January 5, 2009 at 10:31 pm ·

    我也是个惧怕变化的人,所以很喜欢把事情都提前安排好,否则就好像不知做什么似的。

  26. January 16, 2009 at 2:19 am ·

    很簡單的方法, 值得試試看喔.

  27. Fay
    March 4, 2009 at 11:24 am ·

    看到這篇文章,對前三段真的超有感觸!
    總是覺得在工作時,時間像飛的一樣~
    所以也想來實行一下「時間表」的紀錄~

    但是以前學生時代也有寫過時間表這個東西
    寫了幾個禮拜發現,若是沒有去分析它,結果好像就等於白紀錄了。
    所以想請教Mr.6大大…
    您的紀錄時間方式是用空白紙嗎?
    還是有時間刻度的表?或是其他好用的工具呢?

    煩請不吝指教了,謝謝。
    :-)

  28. November 27, 2009 at 11:34 pm ·

    推薦一個不錯的工具 http://slimtimer.com/
    只要註冊,你就可以有一個自己的計時器,
    可以自訂工作內容的項目,
    打開計時器按下去就可以記下各項工作你花費的時間,
    也可以在每個計時結果裡面註記,
    網站也會自動幫你算出你每天花在什麼工作上的時間有多少,
    可以有日、周、月的統計資料。

  29. Alice
    March 21, 2010 at 8:33 pm ·

    你好,我是今天才發現這部落格的,但到這篇有很多很受用的文章
    黃金時間表分享真的解決了我的疑惑,真心感謝你的分享!!!

  30. May 27, 2011 at 9:53 am ·

    Hey – nice blog, simply looking round some blogs, appears a fairly good platform you are using. I’m presently utilizing WordPress for just a few of my websites however trying to change certainly one of them over to a platform similar to yours as a trial run. Anything specifically you’ll advocate about it?

  31. June 23, 2011 at 11:12 am ·

    謝謝分享~

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Mr.6 簡介

Mr.6 本名劉威麟,作家,亦被公認為最早開始推動台灣網路創業風潮的推手之一,美國史丹佛大學(Stanford University)電機、管理雙碩士,從小移民加拿大,而後旅居矽谷多年,2002年~2009年間著有12本書,其中《搶先佈局十年後》於十年前預中多項科技應用之實現,並於2006年6月6日起,於個人部落格 Mr.6 - 趨勢.創業.網路.生活 發表了超過4300篇網站分析、科技趨勢、職場觀點文章,與Mr.6聯絡或邀請演講請歡迎來信 send.to.mr6@gmail.com

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