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上班族應該務實的面對「做簡報」這件苦差事的「真相」


October 21st, 2013, 目前尚未有留言,

簡報是一個溝通的好方法,現在辦公室,無論是要表達你的點子、你的企畫、你的設計、你的分析、還是你的結案報告、甚至只是週會的例行報告,通通都是要用「簡報」的方式呈現。

簡報早已經變成上班族最重要的第一號工具!

但,我在面試關於「簡報」的應徵者的時候,會很重視去問應徵者一個問題。

「有沒有做過『PowerPoint』簡報?」我問。

「有!」對方很快的回答。

沒錯,現在誰沒有做過簡報投影片?大學畢業前,恐怕都做了幾次的企畫,都有好幾次上台講簡報的經驗了,前一份工作肯定也有很多做PowerPoint的機會,但,接下來我會問一件事。

「你『很會做』PowerPoint嗎?」

「還不錯啊!」對方答。看起來早就準備好幾份以前的美妙簡報作品了,我再開口,她一定會說要寄一份給我瞧瞧。

「那,你『真的喜歡』做PowerPoint嗎?」我問。

「真的喜歡,很喜歡啊!」對方雀悅的說。

OK,因為這畢竟還是一份關於簡報的工作,接下來,我很有可能問以下幾個問題:

「那你有可能一天做兩份嗎?」

「你有可能月底前做好二百頁嗎?」

通常到這裡,對方的眼神就一度黯然,顯然覺得,這不是她想要的工作了!

當然,數字沒這麼誇張!但我往往也只希望讓應徵者要了解到,在公司的環境裡,想要做真正有效的簡報,重要的不是「炫麗」或「創意」。很抱歉,比炫麗和創意更重要的,是「快速」與「精準」。

什麼意思?

畢竟,上班族不是「高爾」,並沒有機會。在很多人面前闡述一件偉大的事情。上班族所遇見的所謂「簡報」,通常都有以下特色:

一、內容無趣、無法變通,只能一頁一頁傳統來。

二、規範很多。

三、做了半天,也很有可能不是自己講。

四、期限非常趕、非常急。

尤其是最後一點,讓有一些原本對簡報充滿興趣的專業簡報人員,非常無奈且沮喪。原本熱愛簡報,卻現在一看簡報就「怕」!

或許他們都有去學過一些專業的簡報技巧課程、甚至口才訓練課程,但,當他們真正的回到上班族的環境裡,我發現,他們真正需要的「簡報技巧」,其實是「另一個方向」。

什麼方向呢?

首先,你必須能夠快速的抓到此專案的需求,很快的組織架構。

有了架構後,瀟灑下筆。

敏捷地完成版面、靈活排列。

創意點綴在細微處,卻不改變初意。

最後,在期限內,順利完成一整份豐富的簡報。

以本公司來說,每星期要出的簡報量至少在10~15份以上,原本,做簡報應該要是一件有趣的事?但是在「時間壓力」下,它變得一點也不有趣了。如何將它變回有趣、有效、完成任務,是我們規畫這一次的課程的重點。

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Mr.6 簡介

Mr.6 本名劉威麟,作家,亦被公認為最早開始推動台灣網路創業風潮的推手之一,美國史丹佛大學(Stanford University)電機、管理雙碩士,從小移民加拿大,而後旅居矽谷多年,2002年~2009年間著有12本書,其中《搶先佈局十年後》於十年前預中多項科技應用之實現,並於2006年6月6日起,於個人部落格 Mr.6 - 趨勢.創業.網路.生活 發表了超過4300篇網站分析、科技趨勢、職場觀點文章,與Mr.6聯絡或邀請演講請歡迎來信 send.to.mr6@gmail.com

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