安排時間的藝術:塊狀時間表(Blocked Timetable)

我們家女兒即將出生,準備跑醫院了,因此暫以以前的專欄作品剪貼一點點分享給各位。以下文章摘錄了上個月期間,在《非凡新聞周刊》與《30雜誌》的其中兩篇專欄作品,請多多購買下一期的雜誌,看看我的其他作品喔。

首先,我談到美國知名網路科技人Paul Graham前陣子讓很多人很喜歡的一篇文章:「Maker’s Schedule, Manager’s Schedule」

矽谷的創意能量近半年有消沉的趨勢,這段期間亦出現了大量的「心得文章」,研究一間創意公司要怎麼管理創意、統御創意?

其中一篇我很喜歡的,是由知名網路科技人葛拉漢(Paul Graham)所寫的分析。他在講,一間公司之所以沒辦法統御創意、管理創意,其最重要的原因是在於──「開會時間」不對!

此文章一出,許多創意工作者立即表示認同,它簡直…講出了許多創意工作者的心聲!

葛拉漢表示,倘若我們將一支創意團隊拆成「創作者」(也就是工程師、設計師…等)與「管理者」(包括總經理、總監、產品經理…等),葛拉漢表示,「創作者的時間表」(maker’s schedule)與「管理者的時間表」( manager’s schedule)簡直是「天差地遠」,一定要小心處理--

「管理者的時間表」就像傳統的記事本的設計,它以「一小時」為基本刻度單位,這些總經理、副總經理、產品經理,每小時都有不同的會要開、有不同的人要見,葛拉漢說,這是一個很適合「下命令」的時間表,可以隨時安排、隨時下指令,將時間拆開再重組回來。

不過,「創作者的時間表」就不同了,尤其是對於創意工作者來說。葛拉漢認為,創作者的時間表,每一個「格」至少需要半天這麼長,因為,每一個創意工作者的腦子都不是隨時在等候(standby)的狀態,不像管理者,只要知道下一場要去哪裡活動就可以了。

葛拉漢說,一個管理者要讓他旗下的創作者生氣、發瘋、錯亂、抱怨其實「很簡單」,只要管理者想辦法用它的「時間表」來命令創作者,叫他們開會、叫他們做東做西,創作者一天的時間被切成幾段,一天就完蛋了。雖然還剩下幾段破碎的時間,但它們是組不出什麼好成品的!

(中間一段400字省略)

管理真的很有趣,如何讓一群搞創意的人,集中火力變成更大的創意?

這件事,本身顯然亦是一種藝術。

這篇文章我自己也很喜歡,因為自己任主管時候,很自然就會以「管理者的時間表」來管理,容易影響到做事的人。但也我覺得,「時間表」這件事情,不只在管理或創意上面很重要,它對於「創業家」而言,或許還要更重要一點!以前有寫過一篇文章「黃金時間表」,今年我則開始力推另一個新概念,上周接受《中時電子報》專訪亦提到了這一個概念,我將它叫做「塊狀時間表」(Blocked Timetable)

新時代來了,介紹一個新觀念:「塊狀時間表」(blocked timetable)。我們太需要「塊狀時間表」,因為我們的生活已經被侵蝕得不成模樣!

這期的《紐約時報》披露了美國一個新現象,他們說,全美國網路流量在全天的第一次暴衝(spike)已提前到每天早晨七點鐘,奇怪的是,這時間並沒人上班?報導說,顯然,大家開始一天的方式就是打電腦上網。接著,從電信業者傳來的資料也顯示早晨七點到十點之間的簡訊量,自去年到今天狂增了50%之多,這時間應該也不是談公事,而是平常一些私人之間的簡訊。

他們說,這是「早晨的淪陷」。現在的美國家庭已經不坐在一起吃早餐了,家庭成員的一天就從早上六點開始,爸爸先上Twitter看看,兩個兒子則先看看手機有沒有簡訊,再看看他們的Facebook。兒子和老爸都這樣了,那媽媽乾脆也上網寫部落格,不煮早餐了。值得注意的是,他們一家人依然很早起,甚至比以前都還要早起。不過,這麼早起已經不是為了與家人相處,而是早點起來上網完成所有該完成的事:回覆同學的留言、完成昨晚未玩完的小遊戲、或是上傳昨晚家庭派對的照片……

一家四人的一天,就從四台電腦前開始!

我們才發現,現代人最大的困難,是時間被網路給打得支離破碎,零散不堪。我們已經無法悍衛自己原本24小時計畫的「時間界」(time boundary)──我們一邊上課一邊上網,一邊開會一邊上網,一邊等公車一邊上網,甚至連一邊吃早餐也一邊上網……。

不知不覺中,我們將人生最重要的幾樣事情,包括健康、親情、愛情……全都丟到旁邊的籃子,這籃子沒有排時間,等到有空閒時間才拿出來用。而我們每當有空閒,第一件事是看看自己「需不需要上網」?若可再等一等,我們才會將這段時間拿來和家人好好吃一頓早餐。健康、親情、愛情……它們明明是最重要的,卻是配合的其他的時間一起,有空位才會塞進去!

對一個創業者來說,我們追求的是成功,但但我們追求的成功應是所謂「均衡的成功」。我們可以發現,在網路世代,最會利用時間的人,會懂得將時間切成「塊狀」(blocks)──

所謂「塊狀」,就是有意識的告訴自己,7點整應該吃早餐、7點半應該慢跑,8點才能上網…。整天的進行,無論是大小事,都化身成一段又一段「塊狀時間」,嵌在自己的時間表裡。

「塊狀」,是在悍衛人生的前後次序,保證我們可以將每一天過得很均衡,不會被網路、被創業、被雜事給打擾。以我的例子來說,我現在就算再忙,依然會固定在早上慢跑,且陪家人吃晚餐。一周就算做不到每一天,至少也要有兩、三天做到。這些「時間塊」,我可是要記到筆記本裡,就有如重要的約會一樣!

(之後1200字省略)

我在這篇文章也提到,創業家希望「求快」,愈快成功愈好,但世事難料,或許我們真的能在一年內成功,但也或許,我們要拖個五年才會成功!這五年期間,如果我們不注意養生,不注意家人與朋友,那「蠟燭」很快就會燒光光了,我們絕對撐不到五年!萬一要十年才能成功,那就算我們已經有了運氣、有了資金、有了一切一切的成功要素,最後我們卻患了什麼癌症,或者家人都已經不知道跑到裡去了,那有什麼用呢?

創業家是一場長期的戰鬥,我們若領悟到這點,做法會比較不一樣。「塊狀時間表」有如堅固的鋼筋,它可以撐起我們人生時光的框架,讓我們在裡面可以好好的發揮,讓我們不致於因為過於投入而無法「觀前顧後」。我們保持每天的運動、注意每天的營養、灌溉每天的親情友情。這時候若創業尚未成功,需要其他地方的收入,亦能以「塊狀」方式,好像中小學生的課表,半天一塊,和理念相同的伙伴與老闆一起工作,領薪水。

這邊也埋了一個伏筆。我認為,接下來,大家會不講「全職」(full-time),不講「兼職」(part-time),只有「塊狀職」(blocked-time)。我極相信,這會是現代「個人主義」和「外包主義」兩者黃金交叉時,最有可能發生的未來工作型態,也是充滿創業家個性的菁英族群們,最合適的工作形態。

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