個人「多工運算」的7個秘訣

A:「不要吵我好不好?事情已經夠多了!」

B:「可是……我這個只是一件很簡單的要求。」

A:「請等等,待我做完這樣事情再來!」

這是我們都曾經說過的話,也是曾經碰過其他人對我們說的話,我們都曾經是A,也曾經是B,人們對於「目前手上有幾件工作要做」這件事都有某個容忍極限,有人比較高,或許一天可以塞給他五件事做,他還撐得住,有人比較低,已經在做1件事,不能再塞給他第二件。

後者美其名是「專心做一件事」,但若拿出品質和時間,乘一乘、除一除算出「效率」,能做愈多事的人,通常效率偏偏就是會愈好

你說,不!

我說,是!

看「電腦」就是一個「多工運算」(multi-tasking)的成功案例,為何電腦要多重運算?很多原因,使用者不可能一直與同一支程式每分每秒的互動,一支程式也不需要一直佔著所有周邊設施如硬碟、音效卡…所以大家利用這些資源來做事,完成的時間會快三、五、十倍。同樣的道理,身體只有一個,手只有一雙,腦只有一顆,好心情也只有一個,好體力只有一段,用同一付資源只安排在一件事上,會產生很多邊際的浪費,整個人也會很快累掉,這時候,若讓好幾樣事情同時共有你的身體上的這麼多「加斯」(gadgets),效率會更高。假如你能想辦法讓自己同步做更多事,無論是五分鐘換一次、三小時換一次,單單靠填滿那些浪費掉的「小縫縫」,就能產生驚人的效率提升!

這種事,打電腦的人一定都知道。大家早就習慣,同時開好多個視窗,沒錯吧?上網,開好幾個瀏覽器,沒錯吧?至少,也會同時開好多的MSN對話框,沒錯吧?讓電腦在「多工運算」,操作它的「人」(就是你)也在「多工運算」,所以,從今起「打電腦」就算都在上網聊天打屁,可能也可以大聲說「我的能力之一,就是『多工運算』!」

但不止如此。人人都會「多工運算」,但有沒有將「多工運算」發揮盡致

最近改用另一台電腦寫部落格,它是XP,速度快很多,我才想起,去年買ASUS F3 Series裝微軟的Vista已經裝了要一年了,螢幕有問題,「ㄅ半」的普通注音打字法有點不一樣,整台電腦真的比較慢一點。訝異的是,使用這麼龜速的的電腦,竟還能還準時做完這些事情,靠的就是巧妙的「多工運算」,頗為自豪。我認為,多工運算最重要的不是「開始」,就像開很多個視窗,誰都會,重要的是「回復」。從前軟體課程若要考多工運算的考題,主要不是考你怎麼開始,而是考你,能否快速回復到每一個環境?

而「回復」的必要動作,是「記得」。記得你前一秒做什麼事,才轉換到下一個;記得有哪幾件事還在背景在跑,等著你回去做;記得要怎麼回去,半秒內立即「調出來」,馬上開始劈哩啪啦又全速前進!

我有幾個訣竅給大家參考:

一、先準備一個「中控板」:想多重工作同時做,一定要準備一個「中央控制板」,它可能只是一張普普通通的白紙,置放在鍵盤前方的桌面上(指的是真正的桌面,不是螢幕裡的桌面),想到什麼隨時寫下,每天換一張新的。我則使用一個寫日記的Word檔案「工作日誌」,隨時記下想記的東西,這個中央系統讓自己在快速轉換動作,隨手記下該記的東西。

二、工作列(taskbar)的正確設定:螢幕下方長條的工作列(taskbar)該怎麼運用,突顯我們對「多工運算」的認知。有人習慣一次回所有的MSN,所以將它全部積在一塊,但你每天所接到的MSN的訊息不同重要性,因此我習慣不啟動「類似按鈕分組」,每一個東西都是重點。此外,一般工作列只有「一列」,我卻將工作列拉長成「二列」,若特別與創業家開會時則拉成「三列」,這樣的好處是,所有視窗的title不會被截掉,一眼望去,便看到所有正在進行中的事情。

三、善用「轉換視窗」的快捷鍵(shortcut key)
:這種快捷鍵最大的用處,就是「用最快方式讓自己想起來『剛剛在做什麼』」,不必看著一長串工作列的名單去選取,通常只要有50%的機率正確轉換到「上一個視窗」,就繼續可以做下去。從一個視窗轉換到另一個視窗的專用快捷鍵為「ALT + TAB」,可以跳換到上一個工作視窗,按兩下則轉換到上上一個工作視窗。大家也知道「CTRL + TAB」也有在同一個視窗中轉換不同頁簽的功能,譬如在Firefox一個視窗下面開了三個頁面,可以用這種方式來轉換。

四、記事本(notepad)的妙用:電腦玩久的人都有使用「記事本」的習慣,因為它可以把一些沒必要的formatted text給「洗掉」。但記事本對我來說,另有一個關鍵妙用,當你打算用「多工運算」快速轉換事情,有些事並不是發生在電腦上,這些事常是雞毛蒜皮小事,譬如「打一通電話」、「還一筆錢」,我就開一個「記事本」視窗,記在裡面,它永遠是一個「不會save」的暫存的東西,拿它來當這些快速轉換的「備忘錄」,再隨時看看還有哪些開著沒關的notepad,就知道還有哪些事情沒做!

五、可以在對話中的就直接寫下來:玩電腦的習慣什麼東西都用「複製、貼上」(copy and paste),久了我發現,其實最常複製貼上的來源不是瀏覽器,也不是email,而是「MSN對話」。你覺得很奇怪,一輩子從來沒在複製貼上任何對話,對話有何好複製的?MSN對話,由於必須與另一個人說明某些事情,所以大家一定都是卯足了勁在寫這個對話,這些用詞、這些語言,複製下來,直接拿到email或直接拿到工作日誌、簽呈裡,可省下很多時間,也避免從這邊再來改。

六、跑出去上廁所、倒水記得想著「下一件事」:忙了一陣,把手邊這件事做得到一個段落,可能就會跑出去上廁所、倒水、抽煙、走一走;因此這時候,腦子與其讓它一片空白,最好讓它想「下面兩件事」。我總是這樣安排我短短的路程:去程我就問自己「接下來的兩件事是什麼?」回程我則只想「接下來的一件事」,唸唸有詞,回到座位,立刻順水推舟開始!

七、讓「最卡流程」(care)最多1小時只跑一次就好:每個重度使用者都有一個「最卡流程」,這個流程通常發生在他剛開機、接上網,他第一件事可能先去check email,然後看RSS reader,然後看CNN…這就是他的「最卡流程」,通常一般電腦使用者,一天總是浪費很多很多時間在「最卡流程」,這些「最卡流程」就算三、四小時再做一次,email不會太遲回、新聞也不會跑掉,所以要克制自己,只能在完成很多事以後才能跑一次「最卡兒流程」,最好的方式是「過了整點」才能跑一次,或是中午、下班前再跑一次。

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