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辛勤工作不如「專心工作」,並且找到自己的黃金時間表(舊文分享)


December 20th, 2012, 目前有 3 則留言,

接近年終了,大家互問「明年新計畫是什麼」?

講起來都有氣無力的,有沒有工作都還是個問題!

Well,既然2013年可能是個消沉的一年,那麼我們「因應」的另一種方式,或許就是改變自己的工作方式,讓它更強

幾年前在美國有一篇專欄文章,作者Mike Elgan喊出了「Work Ethic 2.0」(工作觀2.0),受到其他部落客的熱愛轉寄(如這篇)!

這位專欄作家認為,「辛勤工作」已不能改變任何事,他認為,2009年上班族的重點應該在「專心工作」(Attention Control)。

什麼意思?

我們還不夠專心嗎?

作者提出一個有趣的見解,他說,全都是因為網路科技害的,讓現在多了更多的「分心」,不是我們自己刻意分心,而是更多的「分心」自己跑來找我們

因為太多的「分心」,以致於一天下來,我們覺得非常的疲倦!

這個疲倦到底真的是來自工作本身的疲累?還是因為中間分心多次,一天八小時下來,除了工作外,還和五、六個朋友聊天打屁泡妹搞曖昧,花了很多心智上的功夫,一天下來,誰會不累呢!

「專心」聽起來蠻重要的,但我認為這個專欄作家並沒有提出有效解決「分心」的方法,從「Work Ethic」這個字來倡導,顯示這位作者極度保守,想把所有網路科技一缸子打翻掉。他所不知道的是,現代知識工作者雖然被「分心」了,但也因為有了Facebook,因為有了Line/WhatsApp……我們多了好多「武器」。舉個簡單例子,做某一件事情突然因為一個觀念卡住,可以馬上上臉書去問一位學長,就可以馬上得到解答,原本得耗五小時的搜尋時間,縮短到五分鐘搞定。學長平時是不會隨便幫忙的,如果平常沒「分心」去和學長多聊聊,怎麼可能得到他的及時幫忙,省下五小時?

不過,就搭這個「工作觀2.0」,我來討論一下最近的新發現──

我覺得,面對現在高度分心的世代,我們該「硬」的不是工作不分心,而是「時間表」。

我發現一個新方法,自稱為「黃金時間表」

「黃金時間表」會因為你我的生理周期與作息習慣有所不同。每個人背後,都有一張他自己潛在的「黃金時間表」,只是很少人去發掘它。

分享這新方法前,首先我們要先認知一件事──知識份子雖然忙碌,但和20年前相比,「時間」相對的是比較多的。我們現在已經不必花時間應酬,不必花時間在圖書館(或資料室)翻箱倒櫃只為了找一段影片或一句話,甚至要問什麼問題只要上Yahoo!奇摩知識家,甚至,連通勤時間也因為地鐵的便利而縮短。而且,現在許多人放無薪假、失業、或賦閒在家,所有的「財產」都在緊縮中,包括荷包,包括銀行存款,包括信心……唯一愈來愈多的,就是大把大把的如同自來水一樣不用錢的「時間」

這,也正是我自己目前的狀況。最近時間多,但事情更多,籌備一大堆計畫,時間管理愈顯重要,我是時間管理的白癡,所以很需要連白癡都可以使用的特殊時間管理法。我想,上天對每個白癡都還是保留了一個特色,上天留給我的特色,就是「寫日記」的習慣。

最近我開始記下,我幾時幾分做了什麼事情,對照下來,就知道我每件事情做了多久,不知不覺中,這樣也記了近乎半年了。現在,我可以提供一個驚人的發現,我想這個發現,不只我自己是這樣,應該每個人都是這樣吧,只是大家都沒有發現而已──

這個發現就是:同樣一件事情,在不同的時間做,速度竟然可以快到兩倍、三倍甚至四倍以上!而且,我們都以為周一到周五過的都不太一樣?但,由於我把每天早上中午下午傍晚甚至睡前的時間與「心情」都寫下,我發現,雖然每天的行程非常不同,每天要忙的東西幾乎都不一樣,但心情卻是非常固定的,很微妙,以前都不知道!周一的早上,就是這樣的心情,周二就是這樣的心情……這樣的心情就帶來這樣的工作效率,而且並不是和心情有關,而是和我們在哪個時間點,做哪一件事情有關。

舉例來說,我發現我常常在早上10點多就試著要寫點程式,日記上是記著大約都是10:10~10:30之間開始,但往往寫到11:30,才做一小樣事情。但從11:30開始一直到中午吃飯前為止,效率是好幾倍的時間。

我從來不知道這一點,一直到最近看日記才發現,為何每天都是從十點多開始,一直到十一點多才開始進入狀況?

於是我做了一個小小的改變:我改成從11點再開始寫程式。

結果:我每天寫並沒有減少。反而還因為自覺效率很高、很滿意,所以寫起來更有勁,寫得更快又更多!

我也發現,我常常在下午2點試著寫點文章,可能是專欄或新書推薦序,卻怎麼寫都寫不完,於是東摸摸西摸摸,一直到下午4:15左右回來,一口氣就可以寫完。

同樣的方式,我現在改成在下午4點才開始寫專欄,然後所花的時間竟然是一樣多的。

然後,我就把原本早上10點多,以及下午2點多的時間,「挪」來用在其他地方。時間就變多了!

發現了這件事以後,整個人超high,馬上把周一到周六所有的時間,都畫成一格一格的,然後查看我自己的日記,挑出從前在每格中常常做得特別有效率的事情,把那件事情。寫在空格裡,以後,這張表就是我的「黃金時間表」,我可以按表操課!

我突然發現,我開始有時間上網MSN和別人哈啦打屁了,我也似乎開始有時間回email了?我開始有一些時間用雙腳在這個城市裡穿梭,順便運動,看看這個城市的風景。我甚至覺得這是回來四年多以來第一次好好的看這座城市的。

自從我開始發現這件事,我才領悟,原來「時間管理」這個字還可以這樣看!你看,大部份你我所知道的時間管理法,大多都是在「管理」大大小小的「事件」(events),將他們排進一分鐘後、一小時後、一天後,或是利用一些工具來幫助這樣的安排,如果以電腦做多工運算的角度來想,這樣的時間管理法是屬於「事件導向」的,無論有什麼準備,基本上還是以「見招拆招」為主要原則,來一個事件,就處理它;再來一件,再處理它,一個人每天就是在「等」這些事件。不過,當一個人的時間多了、分心也多了,這些事件都不是很實際的像老闆交付什麼事情我們就做什麼的話,就變成「軟事件」,軟事件的執行率是很低的。所以很多人一旦在家習慣後,就會發現他們的事件愈來愈「軟」,於是需要到咖啡廳等地來讓這些事件「硬起來」,但這只是治標不治本,在外面工作、甚至和大家一起工作;做創意工作本來就是靠比別人更多的自由時間來壓過別人的工作效率來完成更大的事情,這樣的效率,可能比綁在一間公司還差。

我對時間管理有了更不一樣的認識後,看,如果時間真的是有這麼高的「固定性」,那麼,或許時間管理可以有一個「黃金時間表」,來處理這些「軟事件」

也就是說,我們可以將每一個小時的時間視為一個又一個的「空櫃子」,所謂時間管理就是如何將事情分類,然後塞到合適的「格子」。以電腦的多工運算的方法來看,每天就是這麼多「空格子」給你塞,而且規定自己「一定要妥善塞滿」。這樣的時間管理,不只是管理時間而已,或許也一併「管理」了自己的生產力、事業規模和個人未來了!


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目前有3則留言

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  1. December 20, 2012 at 3:05 pm ·

    真是個實用的方法及分享,每天記錄做了什麼、做了多久,再回頭分析,確實是治療『時間無效率』的方法。確切知道現在要做什麼,跟現在做什麼比較有效率,是Getting Things Done的重點。(就跟每天記錄什麼時候吃了什麼是最有效的減肥法一樣….笑)

    每個人都應該找到自己的最佳工作時間,我前陣子試圖學習一些成功人士,喜歡從早上5點開始到9點前,4個小時把一天的事情都處理完,無奈我就是晚上9點到凌晨1點最有效率。

    從另一個角度來想這件事情,如果這些記錄讓你發現你有某些特定時間習慣做一些無效率或無意義的事情,也可以藉這個方法試圖“調整”這個習慣。

    Charles Duhigg的The Power of Habit: Why We Do What We Do in Life and Business裡提到人的『習慣』是經由不斷進行這個迴圈產生:頭腦接收到一個“提示(cue)“=>頭腦指示身體做一些的活動=>做完後得到了Reward(ex: 看到Line的notice=>打開看看有什麼新消息、順便check FB=>得到『社交、友情』)。Reward可以是飽足感、快樂、成就感等,而人會因為Reward不斷在未來接到Cue時重複中間的活動。

    所以藉Mr.6的方法,除了可以發現自己什麼時間做什麼事有效率以外,也可以發現什麼時候都習慣做沒效率的事,進而判斷自己都是接受到什麼Cue時開始做沒效率的事。

    像如果你下午3點一到,就想去開冰箱找零食,吃零食就會跟同事聊天,回過神就4點了,就可以有意識的在3點一到,開冰箱找零食時,改成邊吃零食邊寫報告(或其他工作),而Reward當然就是『成就感、早點下班』囉。

    自從離職從事自由業以來,深深體會到『軟事件的執行率是很低的』這句話的意義,也落到『於是需要到咖啡廳等地來讓這些事件“硬起來”』。從今天起,開始找我的黃金時間表,共勉之!

  2. AriChu
    December 22, 2012 at 9:51 pm ·

    可以利用google的日曆功能開始記錄喔!!

  3. December 26, 2012 at 10:22 am ·

    哦哦哦

    真是好方法,我非常需要阿Orz


















Mr.6 簡介

Mr.6 本名劉威麟,作家,亦被公認為最早開始推動台灣網路創業風潮的推手之一,美國史丹佛大學(Stanford University)電機、管理雙碩士,從小移民加拿大,而後旅居矽谷多年,2002年~2009年間著有12本書,其中《搶先佈局十年後》於十年前預中多項科技應用之實現,並於2006年6月6日起,於個人部落格 Mr.6 - 趨勢.創業.網路.生活 發表了超過4300篇網站分析、科技趨勢、職場觀點文章,與Mr.6聯絡或邀請演講請歡迎來信 send.to.mr6@gmail.com

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